E-Fatura Nedir?

İLANDIR

Kayıt dışı ekonominin önüne geçmek ve fatura kesme işlemini kolaylaştırmak adına 2010 yılında hayata geçirilen e fatura, tamamen elektronik ortamda hazırlanan faturaları ifade eden bir kavramdır. Bu fatura tipi, e-fatura sistemi ya da e-posta üzerinden kişiler arasında fatura aktarımı yapılabilmesine olanak tanır.

E-fatura, 05.03.2010 tarihinde yürürlüğe giren 397 sıra numaralı VUK tebliği ile bazı şartları karşılayan firmalar için zorunlu kılınmıştır. GİB tarafından e-faturaya ilişkin yapılan son düzenlemelere göre; 2022 ve müteakip hesap dönemleri için, yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL’nin üstü olan firmaların e-fatura kesmesi zorunludur.

E-fatura, işlev olarak fiziksel bir faturadan farklı değildir. Buna rağmen iki fatura türü arasında itiraz süresi, iptal ve iade konularında bazı farklılıklar söz konusu olabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulaması üzerinden kesilen e-fatura, satıcı ve alıcı arasında ticari işlem yapıldığında kullanılır.
E-faturalar kendi içinde ikiye ayrılır:

 E-Fatura: Eğer alıcı da satıcı da elektronik fatura kullanıcısıysa, aralarında yapacakları bir alım-satım işlemi için e-fatura kullanırlar. Bu tür faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığıyla satıcıdan alıcıya iletilir ve e-fatura sisteminde saklanır.

 E-Arşiv Fatura: E-faturanın aksine, daha çok faturanın arşivlenmesi amacıyla kullanılan bir fatura cinsidir. E-faturadan tek farkı, bu fatura türünün satıcı tarafından alıcıya e-posta ya da benzeri araçlarla iletilmesidir. Yani, taraflardan birinin elektronik fatura kullanıcısı olduğu, diğerinin olmadığı durumlarda e-arşiv fatura kullanılır.

Bunun yanında, iki fatura arasındaki farklardan bir diğeri ise e-arşiv faturanın yurt dışı ile ticaret yapan kişilerce de kullanılmasıdır. Yurt dışı firmaları çoğunlukla elektronik fatura kullanıcısı olmadığı için bu müşterilere fatura gönderirken e-arşiv fatura kesmek gerekir.

E-Fatura ne işe yarar?

E-fatura, alıcı ve satıcı arasında gerçekleşen alışverişin belgelenmesini sağlar. Zira, iki taraf arasında gerçekleşen ürün ya da hizmet alışverişinin yasal olması için fatura kesilmesi gerekir. Günümüzde, firmalar veya satıcılar hem kâğıt fatura hem de e-fatura kesebilme imkanına sahiptir. Ancak gerek maliyet gerek işlem kolaylığı sebebiyle e-fatura daha sık tercih edilir. Belli bir dönemlik gelirin üstünde kazanan firmaların ise e-fatura kullanması şarttır.

E-faturanın en temel amacı ülkemizdeki kayıt dışı ekonominin önüne geçmektir. Ayrıca ticari işlemlerin hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayan e fatura, gerçekleşen alım-satım işlemlerinin daha kolay bir şekilde yönetilmesini de sağlar.

E-Fatura kullanma avantajları nelerdir?

Tamamen dijital ortamda kesilen ve saklanan e-fatura, pek çok açıdan avantajlıdır. Bu avantajların bir kısmını şu şekilde sıralamak mümkündür:

 E-fatura, bir firmanın giderlerini azaltır. Fiziksel faturanın gerektireceği kâğıt, mürekkep, zarf ve gönderim ücreti gibi maliyetler, e-fatura sayesinde neredeyse sıfıra indirilir.

 Her faturanın yasal olarak en az 10 yıl saklanması gerekir. Kâğıt faturaların saklanması için bir arşiv gerekirken, hiçbir fiziksel alan kaplamayan e-faturalar alandan tasarruf etme imkânı sunar. Ek olarak, tamamen dijital sunucularda saklanan e-faturalar, kâğıt faturaların aksine, doğal afet ya da yangın gibi beklenmeyen durumlardan etkilenmez.

 Zaman zaman eski faturalara tekrar ihtiyaç duyulabilir. Böyle durumlarda, belli bir tarihte kesilen faturaları bulmak için arşivleri taramak şarttır; eğer fiziksel faturalar söz konusuysa bu işlem zaman alır. Dijital arşivlerdeki e-faturaları bulmak ise yalnızca birkaç saniye sürer.

 E-fatura ile kesilen faturayı müşterilere ulaştırmak çok daha hızlıdır. Böylece, tahsilat süreci hızlanır ve genel olarak ticari işler daha hızlı yürür.

 E-fatura kesmenin en büyük avantajlarından bir diğeri ise herhangi bir yanlış faturalamada gerekli değişiklikleri daha hızlı bir şekilde yapabilme olanağıdır. Böylece, küçük hataların büyük zaman kayıplarına yol açması önlenebilir.

 Günümüzde çoğu muhasebe sistemi tamamen çevrim içi bir şekilde yürür. Bu durumda, e-fatura ile çalışmak muhasebe sürecini de hızlandırır.

 Kâğıt faturaları ay sonu muhasebeciye iletmek gerekirken e-fatura kesildiği an hızlı bir şekilde muhasebeciye gönderilebilir. Böylece işler hem muhasebeci için hem de işveren için kolaylaşmış olur. Üstelik, muhasebecinin faturaları girerken hata yapma ihtimali de azalır.

 Gereksiz kâğıt kullanımını önleyen e-fatura, doğanın korunması için de tercih edilebilir.
Yukarıda saydığımız avantajların yanı sıra e fatura kullanmanın kurumlara daha profesyonel bir imaj kazandıracağını ve genel olarak alım-satım işlemlerini hızlandıracağını söyleyebiliriz.